Alle som skal utstasjoneres trenger diplomatpass. Disse utstedes av Diplomatseksjonen i UD til den utsendte og medfølgende familiemedlemmer. Det er en forutsetning at vedkommende har gyldig politipass, som må tas med til pass-timen. Medfølgende med utenlandsk statsborgerskap får ikke diplomatpass, med mindre dette er nødvendig på grunn av sikkerhetssituasjonen på tjenestestedet. Familiemedlemmer som ikke er medfølgende, får ikke diplomatpass.
Personell som tjenestegjør ved utenriksstasjonene og deres familiemedlemmer, kan bruke diplomatpasset på reise til og fra tjenestestedet. Slike reiser anses som en del av utetjenesten og diplomatpasset kan i mange tilfeller være en nødvendig forutsetning for å kunne reise inn og ut av landet du tjenestegjør i. Dette gjelder også der reisen er av privat karakter.
Diplomatpass skal leveres tilbake ved permisjon eller fratredelse fra stillingen. Dette gjelder også for medfølgende familiemedlemmer, etter at den utsendte har avsluttet sin tjenestegjøring.
Pass
For passutstedelse kreves personlig oppmøte på UDs passkontor av både den ansatte og medfølgende familiemedlemmer. Pass-time bestilles av den utsendte. Foto vil bli tatt i Diplomatseksjonen samtidig med utfylling av personlige data. Det må påregnes ca. én ukes leveringstid.
Pass til barn har som hovedregel en kortere gyldighetsperiode enn pass til voksne. Ettersom de offifielle passene kun kan utstedes og fornyes ved personlig oppmøte på UDs passkontor i Oslo, må familier med barn være ekstra påpasselige med å sørge for fornyelse av barnepass, først politipass og så diplomatpass, under planlagte hjemreiser til Norge.
Alle må huske på dette når de møter opp til pass-time:
- Ta med kopi av «vedlegg til arbeidsavtale» fra UD, som bekreftelse på utstasjoneringen. Det er ikke tilstrekkelig å ha sendt vedlegget på e-post i forkant.
- Ved utstedelse av pass til barn, må begge foreldre møte med barnet. Unntak kan gjøres dersom det foreligger fremtidsfullmakt registrert hos politiet.
- For medfølgende særkullsbarn må det foreligge skriftlig samtykke fra den andre forelderen til passutstedelse og utenlandsopphold til barnet.
- Passkontoret tar bilde til passet. Passfoto til barn under fem år må sendes som elektronisk foto til pass@mfa.no på forhånd, før oppmøte med barnet.
- Krav til foto av barn under fem år er følgende:
- Et portrettfoto med oppløsning med 892×1160, eller større. Det må ikke være større enn 5000×7000, da det medfører feil i produksjonen.
- For å få en oppløsning på 892×1160 px må et passbilde på 35x45mm skannes med minst 800 dpi, helst 1200 dpi.
- Fargebilde, og filstørrelse må ikke oversige 1 MB.
- Ta med utskrift av disse kravene til fotograf slik at det er sikkert at det blir korrekt. Når e-post med bilde sendes itl passkontoret på forhånd må foto ikke komprimeres, passkontoret trenger original størrelse.
Spørsmål om pass: pass@mfa.no
Visum
Etter at diplomatpasset er levert, bistår Diplomatseksjonen den utsendte og medfølgende familiemedlemmer med innhenting av visum fra myndighetene i landet dere skal tjenestegjøre i. Ta kontakt med diplomatseksjonen i god tid for å avklare om du behøver visum og for å få fylt ut nødvendige visumsøknads-skjemaer. Det er landet du reiser til som saksbehandler visumsøknaden, og enkelte land har flere måneders behandlingstid.
Se egen side om visum til tjenestereiser og utenlandsopphold.
Spørsmål om visum: visum@mfa.no