Forberedelser før utreise

Alle stasjoner i utenrikstjenesten skal ha en familieliaison som bistår med lokal kunnskap om skole, barnehage og jobbmuligheter. Ta gjerne kontakt med stasjonen i god tid før utreise. Du kan også kontakte personer som har tjenestegjort på tjenestestedet og deres medfølgende. De kan bidra med nyttig informasjon om lokale forhold og ting du trenger å vite om hvordan det er å leve som utsendt på tjenestestedet.

Utreiseforberedende samlinger og kurs

 

Utreiseforberedende samling for ansatte og medfølgende.

Det gis informasjon om temaer som helse, trygd, forsikringer, flytting, jobbmuligheter for partnere, Wien-konvensjonen om diplomatisk samkvem m.m.. Samlingen har de siste årene blitt arrangert digitalt. Formålet med samlingen er å gjøre oppmerksom på praktiske og utfordringer i forbindelse med flytteprosessen og under utestasjonering samt gi råd og veiledning om hvilken støtte som kan gis av utenrikstjenesten og andre offentlige instanser.

Språk

UD tilbyr språkopplæring til medfølgende ektefeller/samboere/partnere samt økonomisk støtte i form av et stipend for undervisning i skolespråk av medfølgende barn mellom 5 og 16 forut for utreise. Informasjon finnes på Språkenhetens sider på UDintra – eller send en mail til sprakenheten@mfa.no.

Norgesskolen er en sommerskole i norsk språk og kultur. Se informasjon på nettsiden til Norgesskolen – NORAM UD-ansatte kan søke UKS om økonomisk støtte til egne barns deltakelse på Norgesskolen. Støtteordningen er begrenset til å omfatte barn av utestasjonerte. Barn og ungdom som har hatt lengre fravær fra Norge blir prioritert, samt barn som ikke har fått støtte tidligere. UKS kan dekke inntil kr. 5000 av skoleavgiften per barn.

Helseundersøkelse

UD tilbyr gratis helseundersøkelse til ansatte og medfølgende familie før hver utestasjonering.

Ved tjenestegjøring på stasjoner med pålagt utreiseordning, «R&R-ordning», pålegges ansatte en utvidet helseundersøkelse før og under tjenestegjøringen. Den utvidete helseundersøkelsen inkluderer også en vurdering av psykolog. Medfølgende gis et tilsvarende tilbud om helseundersøkelse.

Avonova Helse er for tiden UDs leverandør av helseundersøkelser og vaksiner, og har spesialkompetanse innen reisemedisin, tropemedisin og arbeidsmedisin. I helseundersøkelsen vil en rekke temaer tas opp knyttet til utestasjonering og egen helse, som f.eks. klima, lokale sykdommer, rus og avhengighet, barns forhold samt din og familiens helseutfordringer knyttet til oppholdsstedet. Formålet er å reflektere gjennom mulige utfordringer for å sikre et best mulig opphold for deg og din familie.

De siste årene har det vært særlig fokus på luftforurensing og hvordan dette påvirker ansattes og medfølgendes helse på kort og lang sikt. Folkehelseinstituttet har på oppdrag fra UD utarbeidet anbefalinger for hvordan UD, stasjonen og den enkelte bør forholde seg for å minimere helserisiko. I tillegg har UD utarbeidet en tiltaksplan som omfatter råd til den enkelte, tiltak på stasjonen, varighet av tjenestegjøringen, opplæring og systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Tiltaksplanen, Folkehelseinstituttets anbefalinger og annen dokumentasjon er tilgjengelig på UDintra. Den ansatte kan selv hente ut og videresende disse dokumentene.

UD oppfordrer foreldre om å nøye vurdere om barn under 16 år bør medfølge til stasjoner med særlig luftforurensing.

Vaksinering

Reisevaksinering foretas ved Avonova Helse (se kontaktinformasjon nedenfor) og nødvendige vaksiner dekkes av UD. Gjennomføres vaksinen av annen leverandør enn Avonova betales dette av UD mot kvittering og ved at vaksineringen føres opp på reiseregningen. Det vises for øvrig til stedsrapporten.

Vær oppmerksom på at barnevaksinasjon er en ytelse som dekkes av kommunehelsetjenesten i Norge, og utføres av din lokale helsestasjon. Under utestasjonering må man selv betale for dette, og utgiftene kompenseres gjennom utenlandstillegget (Særavtalen). For barn godtgjøres derfor kun vaksiner som er knyttet til sykdommer du kan pådra deg i oppholdslandet.

Avonova Helse Bryggeklinikken

Munkedamsveien 45, 0250 Oslo

bryggeklinikken@avonova.no

23 11 58 50

Avonova Clinic

Dersom du ønsker å ta deg arbeid i vertslandet under utenlandsoppholdet eller å ha hjemmekontor/fjernkontor bør du i god tid før utreise starte med undersøkelser og forberedelser. Les mer om dette i fanen i menylinjen: «Under utenlandsoppholdet» i avsnittet om «Privilegier, immunitet og arbeidsmuligheter».

Utenlandske ektefeller bør, før utreise, kontakte Utlendingsdirektoratet (om hvilke rettigheter og plikter som gjelder for flytting tilbake til Norge etter utenlandsoppholdet, bl.a. om det må søkes om ny oppholdstillatelse eller hva som skal til for å opprettholde en permanent oppholdstillatelse i Norge, hvor det er relevant. For mer informasjon se UDIs nettside: Skal søke: Beholde permanent oppholdstillatelse – UDI

Stedsrapporten

Alle utenriksstasjoner skal utarbeide en stedsrapport med informasjon om bl.a. tjenestelandet, ambassaden, helse- og leverforhold, sikkerhet, transport og trafikk, barnehage og skole, ektefelle/partners status, muligheter for arbeid for medfølgende, status for likekjønnet partner/ektefelle, valuta- og banksystem, boliger, flyttegods og innreise.

Stedsrapportene er tilgjengelige for UDs ansatte på UDs intranett. Den ansatte kan skrive ut stedsrapporten og dele den med sin ektefelle/samboer.

Særavtale om tillegg, ytelser og godtgjørelser
i utenrikstjenesten

Under utenlandsoppholdet mottar den ansatte  en rekke ytelser under «Særavtalen for tillegg, ytelser og godtgjørelser i utenrikstjenesten». Gjeldende særavtale er inngått mellom Utenriksdepartementet som arbeidsgiver og de lokale  arbeidstakerorganisasjonene.

Særavtalen er tilgjengelig på regjeringen.no

Alle som skal utstasjoneres trenger diplomatpass. Disse utstedes av Diplomatseksjonen i UD til den utsendte og medfølgende familiemedlemmer. Det er en forutsetning at vedkommende har gyldig politipass.

Pass: For passutstedelse kreves personlig oppmøte av den ansatte og medfølgende familiemedlemmer. Foto vil bli tatt i Diplomatseksjonen samtidig med utfylling av personlige data. Det må påregnes ca. én ukes behandlingstid.

Visum: Diplomatseksjonen bistår den utsendte og medfølgende familiemedlemmer med innhenting av visum fra utenlandske myndigheter. Ta kontakt med diplomatseksjonen i god tid for å avklare om du behøver visum og for å få fylt ut nødvendige visumsøknads-skjemaer. Enkelte land har flere måneders behandlingstid.

• Spørsmål om pass: pass@mfa.no
• Spørsmål om visum: visum@mfa.no

 

Under utenlandsoppholdet må den enkelte familie selv tegne innboforsikring for private eiendeler og reisegodsforsikring på private feriereiser.

Staten er selvassurandør, hvilket innebærer at statlige virksomheter som hovedregel ikke kan tegne private forsikringer for å dekke utgifter som pådras ved uforutsette hendelser. Statens ansvar for sine ansatte er derfor regulert i tariffavtaler som forhandles og inngås sentralt mellom Staten ved Kommunal- og moderniseringsdepartementet og hovedsammenslutningene i staten.

De statlige forsikrings- og erstatnings-ordningene er en del av UD-ansattes lønns- og arbeidsvilkår.

Ulykkesforsikring i utlandet for medfølgende familie

Familiemedlemmer er dekket av en statlig ulykkesforsikring. Den omfatter ektefelle, partner, samboer og barn inntil fylte 18 år (eventuelt til og med det året barnet fullfører videregående skole) som flytter med embets- og tjenestemenn til tjenestested i utlandet. Forsikringen gjelder over hele verden og under hele utenlandsoppholdet (også under ferie) og på forflytningsreisen, men ikke under opphold i Norge.

Forsikringen dekker ikke familie som kun er på besøk i stasjoneringslandet.

Forsikringen gir rett til erstatning for personskade forårsaket av ulykke som fører til død eller medisinsk invaliditet. Skader som har årsakssammenheng med terrorhandlinger, væpnet konflikt, krigshandlinger, opptøyer, naturkatastrofer og lignende dekkes også.

Forsikringsordningen administreres av Statens pensjonskasse. Mer informasjon finner du i Statens personalhåndbok punkt 10.26.

Helseforsikring

Helseforsikring for utsendte og medfølgende til visse land i EØS-området er en frivillig ordning. UD betaler forsikringspremien, det er ingen egenandeler, men den enkelte ansatte må betale skatt av fordelen. Helseforsikringsavtalen er p.t. inngått med If Skadeforsikring NUF, og det er Europeiske (en del av If) som er kontaktinstans når ordningen skal benyttes. Polisenummeret er SP 825954.

Hvem helseforsikringen skal dekke

Følgende kan være medlem av forsikringen:

1) Utsendt utenrikstjenestemann som tjenestegjør i følgende land: Belgia, Finland, Frankrike, Irland, Kroatia, Portugal, Spania, Storbritannia, Sveits, Tyskland og Østerrike.

2) Medfølgende familie til utsendt personale som er nevnt i pkt. 1)

3) Ambulerende personale.

Medfølgende barn kan være omfattet inntil fylte 18 år. Medfølgende barn over 18 år som har rett til utvidet skolegang i henhold til opplæringsloven § 3-1 kan også være omfattet.

Familie som kun er på besøk omfattes ikke av forsikringen.

Hva helseforsikringen skal dekke

Forsikringen skal gi økonomisk dekning til nødvendige utgifter til helsetjenester ved sykdom, skade, lyte, familieplanlegging, svangerskap, fødsel og svangerskapsavbrudd på linje med det som ytes etter lov 28. februar 1997 nr. 19 om folketrygd (folketrygdloven) del IV kapittel 5 Stønad ved helsetjenester.

Innleggelse og behandling på sykehus skal dekkes. Ved innleggelse dekkes kostnader opp til standard enkeltrom med eget baderom på privat sykehus. Høyere standard enn dette dekkes ikke. Alle utgifter som relaterer seg til behandlingen dekkes.

Ved sykehusinnleggelse dekkes nødvendig foreldreinnkvartering for barn.

Behandling ved sykehus eller poliklinikk skal være basert på henvisning fra lege, kiropraktor eller manuell terapeut.

Forsikringen dekker ikke inngrep som vesentlig er begrunnet i kosmetiske hensyn, og heller ikke behandling av påregnelige følger av slike inngrep.

Forsikringen dekker ikke vaksiner.

Hvordan kan du melde deg inn og ut av forsikringsordningen?

For utsendte og deres medfølgende skal den enkelte utenriksstasjon foreta inn- og utmelding via If-tjenesten Confidential Message som krypterer mail og vedlegg. Tilgang til meldingstjenesten gis til dedikerte personer (en eller flere) ved hver utenriksstasjon.

Europeiske deler opplysninger om hvem som er innmeldt i denne forsikringsordningen med Personalseksjonen, slik at departementet kan foreta korrekt innberetning til skattemyndighetene.

Det skal ikke foretas noen helsevurdering eller settes krav til helse for å kunne meldes inn i ordningen.

Hvordan går du frem ved behov for assistanse?

Refusjon av utlegg for behandlinger

For refusjon av egne utlegg, kan den ansatte kontakte Europeiskes skadeoppgjørsenhet i Oslo enten på web (for elektronisk skademelding) eller ringe en skadebehandler på telefon for å få saken vurdert/behandlet telefonisk. Webadressen er: www.europeiske.no og her er lenken til skaderegistreringsskjemaet.

Kontaktinformasjon til Europeiskes oppgjørsenhet er: tlf +47 21 49 78 00, e-post expat@europeiske.no

Alle saker blir registrert umiddelbart, og kunden skal få svar innen 24 timer. De aller fleste sakene løses/utbetales umiddelbart.

Planlagte behandlinger

Når det oppstår behov for medisinsk behandling som ikke er akutt, skal medlemmet ta kontakt med Europeiskes skadeoppgjørsavdeling. Europeiske vil da umiddelbart, i tett samråd med medlemmet, planlegge og gjennomføre den nødvendige behandlingen:

• Avklare diagnose og nødvendig medisinsk behandling
• Avtale valg av lege/sykehus
• Basert på dette, kan Europeiske stille betalingsgaranti til valgte lege/sykehus
• Europeiske utbetaler til lege/sykehus etter avsluttet behandling
• Eventuelle egne utgifter som medlemmet har hatt utbetales til medlemmet

Kontaktinformasjon til Europeiskes oppgjørsenhet er: tlf +47 21 49 78 00, e-post expat@europeiske.no

Behov for medisinsk assistanse i akutte situasjoner

Når det inntreffer en situasjon der det er behov for akutt assistanse, f.eks. alvorlig sykdom, sykehusinnleggelse, ulykkesskade eller lignende, kan man ta umiddelbar kontakt med:

Europeiskes Alarmsentral (SOS International) –  døgnbemannet.

Telefonnummeret til Europeiskes Alarmsentral er: +47 21 49 50 00, tastevalg 1.

1. Flyttedager

Ved utenriksstasjonering får den ansatte  2 flyttedager før utreise og 2 flyttedager på tjenestestedet, som inkluderer fritid for div gjøremål i forbindelse med forflytningen.

2. Flytteprosessen

Det følger av bestemmelsene i utenriksinstruksen av 13. desmeber 2002 kap. 15 § 5 at utsendt utenrikstjenestemann får dekket utgifter til flytting for sin og familiens eiendeler etter gjeldende normer som fastsettes av Utenriksdepartementet.

UD har inngått rammeavtaler med:

• NFB International Relocations AS for stasjoner i Afrika, Asia og Oceania, samt Amerika
•  SIRVA (Team Relocations AS), for stasjoner i Europa

Ta kontakt med leverandøren som er tildelt rammeavtale for det området stasjonen er lokalisert i. Avtalen gjelder også for de som skal flytte fra en stasjon og hjem til Norge.

Leverandøren sender den ansatte flytteskjema for utfylling. Den ansatte returnerer komplettert flytteskjema til leverandøren. Kontrakt om oppdrag er inngått når leverandøren har mottatt utfylt flytteskjema fra den ansatte.

Lokal agent i utlandet skal ikke benyttes. Flyttekoordinator i Norge skal være hovedkontakt i forbindelse med hele organiseringen av flyttingen.

Denne nye rammeavtalen gjelder ikke 3. landsflyttinger – (flytting mellom stasjoner).

3. Registrerings- og navneskjema for flyttegodset

Så snart en flytting er kjent for tjenestemannen, må skjemaet «Registrerings- og navneskjema for flyttegodset» Flyttegods Registrerings- og navneskjema fylles ut og sendes Enhet for fellestjenester.  Skjemaet danner grunnlag for utregning av flytte- og lagervolumrammer fastsatt av UD.

Enhet for fellestjenester må orienteres hvis tjenestemannens familiesituasjon er endret etter tiltredelse, slik at volumrammen kan justeres tilsvarende i forbindelse med hjemflytting eller flytting til ny utenriksstasjon.

Medfølgende barn for flyttinger til/fra Afrika får dobbel barnevolumramme.

Skal tjenestemannen flytte fra utenriksstasjon med umøblert tjenestebolig til utenriksstasjon med møblert tjenestebolig, skal volumrammer for møblert stasjon følges, mens restvolum (opp til umøblert) sendes til Norge for lagring under utetjeneste.

Ved forflytning fra møblert til umøblert tjenestebolig gjelder volumramme for umøblert mellom stasjonene, mens differansen opp til volumramme for møblert flyttes fra lager i Norge.

I hht. Utenriksinstruksen skal det bare sendes ett flyttelass for tjenestemannen. Det er imidlertid vanlig at departementet har en fleksibel holdning til å dele flyttelasset grunnet samlivspartners yrkeskarriere, barns skolegang eller liknende. Dette må forhåndsgodkjennes av departementet v/Enhet for fellestjenester.

Flyttegodset skal bare inneholde tjenestemannens personlige eiendeler. Det er ikke anledning til å medbringe ting for andre i flyttelasset. Dette gjelder uansett om det er «ledig volum» eller ikke i flyttelasset.

5. Selve flyttingen/pakking

Flyttebyrået skal foreta all pakking av godset. Møbler som blir demontert ved pakking skal monteres av flyttebyrået/agenten. Nye varer, f.eks. flat pakkede møbler, kan ikke kreves montert av flyttebyrået. Det pakkes/kjøres ut fra en adresse. Eventuell henting fra alternativ adresse betales privat. Tilsvarende vedrørende levering.

6. Nødvendige skjema

Ved innførsel av flyttegods fra utlandet til Norge skal skjema for innførsel av flyttegods fylles ut. Skjemaet ligger på Tollvesenets internettside (www.toll.no). Skjemaet skal følge flyttelasset.

Tjenestemannen må selv finne ut hvilke dokumenter som er nødvendige for innførsel av flyttegods til andre land. Vedkommende utenriksstasjon kan være behjelpelig med å fremskaffe og vite hvilke dokumenter som må fremlegges myndighetene i tiltredelseslandet. Sjekk også stedsrapporten for mer informasjon.

Minn gjerne stasjonen om oppfølgings-/oppstartsprosessen ved ankomst av flyttegodset ditt. (Fremlegging av dokumentasjon for lokale myndigheter.)

Flyttegodset kan ikke ankomme destinasjonen før du selv er på plass, og du har fått din diplomatiske status. Dette iht. de enkelte lands tollregler for diplomatforsendelser.

7. Hva kan og kan ikke medbringes?

Det er innført strengere prosedyrer ved utsendelse av flyttegods til utlandet. Be om utfyllende lister fra speditør om hvilke type varer/gjenstander dette gjelder.

Vi ber også om at dere rådfører dere med respektive speditører om transport av bl.a. alkoholholdige varer, da dette er problem til/fra og mellom enkelte land.

Det er ikke tillatt å sende bil, motorsykkel eller båt i flyttelasset uansett om det skulle være plass i containeren.  Dette gjelder også ved hjemflytting.  Hvis motorkjøretøy eller båt skal eksporteres/importeres finnes utfyllende informasjon om dette på Tollvesenets internettside (Toll.no)

Flyttegods samlastes for flere utreisende/hjemreisende der dette er aktuelt. M.a.o. så går ikke alltid ditt flyttegods med egen transport. Det kan her forekomme noe forsinkelser.

Medisiner skal ikke pakkes i flyttegodset, men tas med i håndbagasjen. Husk dokumentasjon for dette.

8. Lagring

For tjenestemenn som skal flytte inn i en møblert (85%) bolig, og som ønsker å lagre gods under tjenestegjøringen ute, refunderer departementet utgifter til lagerleie i henhold til volumramme for dette.

Ved flytting til umøblert bolig refunderes kostnad for lagring av differansen mellom volumramme og det faktiske flyttevolum.  Koordinering av levering til og utkjøring fra lager gjøres av vedkommende flyttebyrå og avtales direkte mellom disse og tjenestemannen selv.

Gods på langtidslager beholdes der det først ble lagret, selv om du bytter stasjon og skal benytte en annen speditør.

For gods som er lagret i Norge under utetjeneste dekkes forsikring for 6 måneder ved utreise og 3 måneder ved hjemkomst. Utover dette må tjenestemannen dekke forsikring selv. Mange flytter sin innboforsikring til å gjelde det lagrede godset, eller tegner en ny forsikring for dette.

Det anmodes om å være kritisk til hva som settes på lager før utestasjonering.
Kast eller gi bort ting som du allikevel ikke mener at du kommer til å nytte deg av senere.

Ved retur til Norge, dekker UD kun lagerleie i 3 måneder etter at flyttegodset er ankommet.

UD dekker èn innkjøring til lager og èn utkjøring. Eventuelle deluttak må bekostes privat.

9. Transportforsikring

UD har en fellespolise hos If Skadeforsikring for forsikring av flytte- og lagergods og utgiftene dekkes av departementet i henhold til fastsatte forsikringsrammer. Rammen er NOK 1,3 mill.

Tjenestemenn som ønsker å forsikre utover maksimumsrammene skal ta direkte kontakt med If Skadeforsikring v/Kari Steinlein, tlf. 934 03801 mail: iftrans@if.no. Premie for overskytende forsikringsbeløp blir fakturert direkte fra If Skadeforsikring og utgiftene dekkes av tjenestemannen.

Enkeltgjenstander eller grupper av gjenstander til en verdi av NOK 100.000,- eller mer skal imidlertid alltid oppgis til forsikringsselskapet. Smykker, bunadssølv og ordener omfattes ikke av transportforsikringen.

Ved eventuelle skader på flyttegods tas direkte kontakt med If Skadeforsikring v/Kari Steinlein, tlf. 93 40 38 01, e-post: bedriftskade@if.no.

Fremgangsmåten fremgår av Ifs informasjonsskriv i vedlegget «Enkle regler ved mottak av flyttegods«.

Følgende defineres ikke som flyttegods og er ikke forsikret: Matvarer, alkohol, våpen og kjøretøy.

Forsikringen begynner å gjelde:

• når flyttelasset forlater sin lagrings-/oppbevaringsplass for direkte lasting i transportmiddel på det sted den forsikrede transporten starter.
• Fortsetter under transport inkl. mellomlagring som utgjør en naturlig del av transporten, samt under tilhørende lasting, omlasting og lossing.
• Opphører når flyttelasset blir utlevert til mottaker.

10. Kostnader som dekkes over reiseregningen

• Omforming og montering av elektrisk utstyr dekkes etter regning både ved utreise og ved hjemreise. Omforming og montering av slikt utstyr må stå i rimelig forhold til gjenskaffelsesverdien. UD dekker overgang fra og til 110 volt og transformator, men ikke strekking av ledninger etc.
• Fly bagasje – Tjenestemann og familiemedlemmer får dekket utgifter til 30 kg overvekt hver, i tillegg til det man får av flyselskapet.
• Tips til flyttemannskap i utlandet. Evt. tips betales ihht. det som er vanlig på stedet.
  Tips til flyttemannskap i Norge dekkes ikke.

11. Kostnader som må dekkes av tjenestemann

• Ekstrakostnader fordi en ikke har tid til å ta imot flyttegods, som planlagt med speditør/agent, dekkes av en selv eller stasjonen.
• Fraviker tjenestemann fra opprinnelig avtale om flyttedato med speditør og forsinker denne, skal vedkommende bære den ekstra kostnaden selv.
• Det pakkes/kjøres ut fra én adresse. Eventuell henting fra alternative adresser betales privat. Tilsvarende vedrørende levering.
• Deluttak fra langtidslager bekostes av tjenestemannen.
• Momsrefusjon av nyinnkjøpte varer på utførsel. Speditør foretar selve utførselen av varen, men det er butikken, som det er handlet i, som er ansvarlig for å refundere momsen tilbake til tjenestepersonens konto.
• Import av alkohol til Norge

12. Kjæledyr

UD refunderer ikke utgifter forbundet med vaksinering, transport, karanteneopphold eller likende for kjæledyr.

Hva gjelder evt. flytransport har flyselskapene noe ulik praksis med hensyn til krav til transportkasse, størrelse osv.  Ta derfor kontakt med angjeldende flyselskap i god tid før avreise for avklaring av praktiske spørsmål rundt transporten.

Når det gjelder innførsel av kjæledyr til Norge vises til Mattilsynets nettsted (www.mattilsynet.no).

Det anbefales å ta kontakt med utenriksstasjonen eller vedkommende lands ambassade for nærmere opplysninger om regler ved innførsel av kjæredyret til tjenestelandet.

13. Forflytningsreisen

Forflytningsreisen skal bestilles av tjenestemannen gjennom UDs reisebyrå. Utgifter til taxi dekkes til og fra flyplass dersom det er nødvendig. Dersom avreisetidspunkt er om natten kan nødvendig opphold på flyplasshotell el. dekkes. Vær oppmerksom på at dersom utenrikstjenestemannen og familie ikke reiser sammen, dekkes ikke taxi til og fra flyplass for familen. Familie har da heller ikke krav på kost eller hotellutgifter ifm forflytningsreisen.

Forflytningsreiser for utestasjonerte og medfølgende skal gjøres på rimeligste økonomiklasse som har bagasje inkludert i prisen. 

Flyselskapene har ulike regler for hvor mye ekstra bagasje som kan kjøpes. Som tidligere kan inntil 90 kilo bagasje medbringes per reisende, avhengig av hva som er tillatt hos de ulike flyselskapene. Ekstra bagasje kan forhåndsbestilles hos Egencia og/eller direkte hos flyselskapet.

 

14. Flybagasje

Utenrikstjenestemannen og familiemedlemmer får dekket utgifter inntil 30 kg overvekt hver. Dette kommer i tillegg til det du får ha med ref. flyselskapet. Utgiftene betales privat og kreves refundert på reiseregningen.

Her er det lurt å pakke med seg det mest nødvendige i påvente av flyttelasset.

Gjenstander som ønskes sjekket inn som bagasje og som blir avvist på flyplassen, er den enkeltes ansvar å håndtere.

15. Nødvendig opphold på hotell ved utreise

Dersom det blir nødvendig å bo på hotell i forbindelse med forflytningsreise, dekkes hotellutgifter etter regning innenfor gjeldende satser for inntil 17 døgn for den ansatte  og medfølgende familie. Dette er totalt antall døgn som kan fordeles på hotellopphold Norge/tjenestestedet. I tillegg dekkes kostgodtgjørelse for samme antall døgn.

Dersom dere ved ankomst/fratredelse på tjenestested må bo på hotell utover 17 døgn, f.eks. fordi det ikke har vært mulig å skaffe bolig i tide, flyttegodset ikke er nådd fram eller må avsendes, får dere uten tidsbegrensning dekket faktiske, nødvendige utgifter til hotellrom for familien. Kostgodtgjørelse dekkes ikke i slike tilfeller.

Hotellopphold skal begrenses til det kortest mulige, og uansett kun til det som er nødvendig av hensyn til pakking og forsendelse av flyttegods. Søknad om antall dager må godkjennes av stasjonen. Hotellrom i utlandet skal reserveres gjennom vedkommende utenriksstasjon.

Når det gjelder hotellopphold i Norge i forbindelse med utreise til stasjoner i Europa, dekkes hotellopphold kun i den perioden boligen tømmes for innbo og videre noen dager inntil rengjøring av boligen er gjort. Opphold på hotell i Norge anses ikke nødvendig når flyttelasset har ankommet bestemmelsesstedet, ei heller dersom flyttelasset blir plassert på lager i Norge.

Ved nødvendig opphold utenfor egen bolig eller hotell (f.eks. privat hos slektninger, venner e.l.), tilstås halv kostgodtgjørelse (intet nattillegg) etter samme regler som ovenfor.

16. Bolig på tjenestestedet

Det er utenriksstasjonens ansvar å finne egnet tjenestebolig. I utgangspunktet forsøker stasjonen å utnytte best mulig stasjonens eksisterende boligmasse, og det kan bli aktuelt å overta bolig fra andre enn direkte forgjenger i stillingen. Det gjøres oppmerksom på at det med unntak for stasjonssjef ikke vektlegges hensyn til representasjon i forhold til leie av bolig. Antall familiemedlemmer er retnings-givende når det gjelder boligens størrelse samt kostnadsnivå.

Det gis normalt ikke anledning til å bytte bolig under oppholdet. De som ankommer alene, med tanke på at familien skal flytte etter, må derfor velge bolig med tanke på innkvartering av hele familien fra første dag.

I tillegg til husleie, dekkes driftsutgifter som f.eks. strøm, brensel, gass og vannforbruk som huseier ikke dekker. Dette betales som regel direkte av stasjonen.

Forsikring av boligen (brann, ansvarsforsikring, vannskade etc.) dekkes av stasjonen. Innboforsikring (tyveri, brann) må den enkelte tegne selv. Det er ikke sikkert at din forsikring hjemme gjelder i utlandet. Det kan være lurt å sjekke dette med ditt norske forsikringsselskap, evt. med din fagforening.

Nærmere opplysninger om bolig på tjenestestedet fås ved henvendelse til stasjonen.

I utgangspunktet forsøker stasjonen å utnytte best mulig stasjonens eksisterende boligmasse, og det kan bli aktuelt å overta bolig fra andre enn direkte forgjenger i stillingen.

Utsendt utenrikstjenestemann er å betrakte som bosatt i den kommune hvor han/hun hadde sin bopel ved utreise fra Norge. Det samme gjelder slike personers husstandsmedlemmer med mindre de er statsborgere i mottakerlandet, jf. Folkeregisterforskriften § 4-4-4. Medfølgende som er statsborgere av det landet der man er utestasjonert, automatisk vil bli registrert som utflyttet fra Norge av folkeregisteret.

 

Hold Skatteetaten (Folkeregistret) løpende informert om eventuelle endringer i sivil status (ekteskap, skilsmisse, barnefødsel, mv.).

Endring av bostedsadresse i Norge under utetjeneste skal også meldes til skatteetaten.

 

Privat post må i god tid omadresseres til utenriksstasjonen/privatadressen i utlandet.

Private brev

Hvis du skal motta private brev når du er utestasjonert, husk å be avsender om å merke denne tydelig med hvilken stasjon du er på.

Post til medfølgende og barn bes merkes med c/o med navn på utsendt tjenesteperson.

Adresse for brevsendinger:

Navn (evt. c/o til utsendt) – navn på stasjon – UD – Postboks 8114 Dep, 0032 Oslo.

Meld fra om adresseendring til avsendere av post til deg når du flytter fra utenriksstasjon.

Private pakker

I utgangspunktet videresender departementet ikke private pakker til utenriksstasjonene. Unntak gjelder for stasjoner med utfordrende postgang. Pakker kan ikke være større enn medium Norgespakke.

Sendinger går som Diplomatic pouch, og det er begrensninger på hva pakkene kan inneholde. UD videresender ikke:

• farlig gods/batterier
• flytende varer
• matvarer/godteri
• snus/tobakk
• Medisiner kan kun sendes etter direkte avtale med kurertjenesten (kurer@.mfa.no)

Alle pakker blir åpnet grunnet disse restriksjonene. Ting som ikke kan sendes, vil bli fjernet og destruert. Den enkelte bes selv om å informere familie og venner om disse begrensningene.

Adresse for postpakkesendinger:
Navn
UD/stasjon
DSS varemottak
Akersgt. 59
0180 Oslo

Medfølgende ektefelle eller samboer kan søke egen arbeidsgiver om permisjon dersom de ønsker fri for å følge den ansatte til utlandet. UD ved Personalseksjonen kan bistå med et støtteskriv ved behov.

Arbeidstakere i staten som følger sin flyttepliktige ektefelle til nytt tjenestested kan gis permisjon inntil 12 år, se Statens personalhåndbok punkt 10.8.8.

Selv om den ansatte ikke er flyttepliktig, kan en statlig virksomhet avgjøre en eventuell søknad om ulønnet permisjon på fritt grunnlag med hjemmel i arbeidsgivers styringsrett.

Kommunale og private arbeidsgivere må avgjøre eventuelle permisjonssøknader i henhold til sine egne permisjonsbestemmelser, som ofte vil fremgå av virksomhetens personalreglement.

Forflytninger mellom ulike land og kulturer kan være en belastning for barn. Det er
derfor viktig at det legges til rette for at barn i størst mulig grad skal unngå problemer ved forflytning både ut og hjem og få størst mulig utbytte av utenlandsoppholdet.

Vi vil anbefale at foreldre deltar på Utenriksdepartementets årlige utreiseforberedende kurs som tar for seg psykologiske utfordringer ved utestasjonering. Kurset har blant annet fokus på barns perspektiv og reaksjoner i møte med ulike kulturer og språkutfordringer. Informasjon om kurset finnes på UDs intranett.

Barn med spesielle behov

Barn med spesielle behov, for eksempel knyttet til helse, utvikling og sosiale forhold, vil kunne møte på større utfordringer enn andre barn. Foreldre bør være særlig oppmerksomme på dette og vurdere barnas behov ved valg av tjenestested, og hvor ofte barna må flytte. Som arbeidsgiver skal vi sørge for å gi best mulig informasjon til våre ansatte både i utlysningstekstene, under intervju, i stedsrapportene, på utreiseforberedende informasjonssamlinger og kurs og på den individuelle helseundersøkelsen som UD tilbyr før utreise (se avsnitt om vaksiner og helseundersøkelser).

Tredjekultursbarn

Tredjekultursbarn (TKB) er barn og unge som bor i andre land enn sitt opprinnelsesland/passland i perioder av oppveksten på grunn av foreldres arbeid. På engelsk heter det «Third Culture Kids» (TCKs). Identitet og tilhørighet er sentrale temaer hos tredjekultursbarn. Les mer her (Stor Norske Leksikon), Families in Global Transkition, Cross Kultural Kids. Litteratur: «Med hjerte på flere steder» av Tomas Sundnes Drønen og Marianne Skjortnes, Cross Cultural Kids av Lill Salole, Identitet og tilhørighet av Lill Salole.

Familievernkontor

Familievernkontorene i Norge tilbyr hjelp til alle som trenger å snakke om vanskelige forhold i familien. Det finnes familievernkontorer i alle fylker, og tilbudet er gratis. En oversikt over alle familievernkontorene finner du her: Familievernkontorer (bufdir.no).

Kontorene er tverrfaglig bemannet på spesialistnivå, hovedsakelig av psykologer og sosionomer med videreutdanning i familieterapi. De ansatte har taushetsplikt.

Andre nyttige nettsider

• Ung.no
• Flexid | Mine muligheter med flere kulturer
• Voksne for Barn (vfb.no)
• Hjelp til barn og unge på familievernkontoret | Bufdir
• Kors På Halsen – Hjem (rodekors.no)
• SMART-appen  er er et selvhjelpsverktøy med en rekke ulike øvelser. Appen gir kunnskap om hva som skjer med mennesker i stressende perioder. SMART kan brukes for å håndtere krevende livssituasjoner fra 14 års alder og oppover. SMART – et stressmestringsverktøy – SMART fra RVTS Øst
• ZuperSmart – Stressmestringsappen
• ZuperSmart – et nytt stressmestringsverktøy for barn – Oslo universitetssykehus (oslo-universitetssykehus.no)

Søknad om dekning av barnehage- og skoleutgifter skal behandles av stasjonen. Det er viktig å ta kontakt med utenriksstasjonen før utreise og innhente informasjon om det lokale barnehage- og skoletilbudet. Alle stasjoner skal ha en familieliaison som skal bistå familiene med praktisk problemløsning og tilrettelegging, bl.a. informasjon om skole- og barnehagetilbud, åpningstider, søknadsfrister, priser samt alternative barnepassordninger der det måtte finnes. Slik informasjon skal også stå i stedsrapportene. Familieliasonen kan også formidle kontakt inn mot skoler/barnehager etter behov.

Informasjon om ytelser og retningslinjer for behandling av saker om barnehage og barns skolegang finner du i særavtale om tillegg, ytelser og godtgjørelser i utenrikstjenesten som er tilgjengelig på regjeringen.no.

Ansatte kan søke om økonomisk tilskudd ved behov for utvidet pedagogisk og psykologisk støtte 

Ved behov for utvidet pedagogisk og psykologisk støtte som går utover privat støtteundervisning kan den ansatte sende søknad til personalseksjonen@mfa.no i UD. Det må legges ved dokumentasjon på at tilretteleggingen er godkjent av fagmyndighet som adekvat og nødvendig.

Skolebarn har rett til plass på nærskolen, jf. opplæringslova § 8-1 (Lovdata). Vurderingen av hvilken skole som er elevens nærskole skal ta utgangspunkt i avstand til skolen, men også andre forhold som trygge skoleveier, søskentilhørighet, samlede nærmiljøer, kapasiteten på skolen eller særlige individuelle hensyn. Dersom det er flere søkere til en skole enn ledige plasser, må skolen vurdere hvilke elever som skal henvises til nærmeste skole med ledige plasser. Skolens beslutning om å henvise en elev til nærmeste skole fastsettes i et enkeltvedtak som kan påklages. For Oslo kommune se informasjon her: Når nærskolen ikke har ledig plass – Skoleoversikt og skoletilhørighet – Oslo kommune.

Skoleplass kan i utgangspunktet først søkes når man fysisk har flyttet tilbake til Norge. UD anbefaler imidlertid at det tas kontakt med skolen før hjemreise. UD ved Personalseksjonen kan bidra med et skriv til skolen med en anmodning om at det tas hensyn til barnets og familiens behov for forutsigbarhet ved hjemflytting til Norge.

• Globalskolen tilbyr kompletterende nettundervisning i norsk, samfunnsfag og KRLE for elever i grunnskolealder bosatt i utlandet. Informasjon om tilbudet, priser og påmeldingsfrister med mer finner du på nettsiden til globalskolen: Globalskolen AS

• Norskskolen tilbyr kompletterende undervisning i norsk, samfunnsfag, og KRLE for elever i 1.-10. klasse. Tilbudet er gratis. Mer informasjon om tilbudet, oppmeldingsfrister med mer på Norskskolen.com

Medlemskap i folketrygden gir ikke i seg selv rett til noen trygdeytelser, men medlemskap er vanligvis et grunnvilkår for å få rett til trygdeytelser.

Alle utsendte utenrikstjenestemenn er automatisk pliktige medlemmer av folketrygden under utenlandsoppholdet. I utgangspunktet er det derfor ikke nødvendig med søknad eller vedtak om medlemskap, men NAV anbefaler allikevel å søke om en bekreftelse på medlemskap under opphold utenfor Norge på skjema NAV 02-08.05. På dette skjemaet søker man også om å få bekreftet medlemskap for evt. medfølgende ektefelle/samboer som er forsørget. Det kan for eksempel være behov for å bekrefte medlemskap i trygden overfor helseinstitusjoner.

Medfølgende ektefelle og barn under 18 år er i utgangspunktet pliktige medlemmer om de oppholder seg sammen med og er forsørget av den utsendte. Ektefellen må være EØS-statsborger eller sveitsisk statsborger. Samboer likestilles med ektefelle, dersom paret har eller har hatt felles barn eller tidligere har vært gift med hverandre.

Om forsørgerkravet: NAV har i sin praksis lagt til grunn en veiledende inntektsgrense på 1,5 ganger grunnbeløpet (G) i folketrygden for å avgjøre om en person skal anses som forsørget. Pensjon og uføretrygd regnes ikke som inntekt. Dette betyr at medfølgende ektefelle som mottar pensjon eller uføretrygd fra folketrygden regnes som forsørget i henhold til § 2-5 uansett pensjonens eller uføretrygdens størrelse.

Vi gjør oppmerksom på at dersom medfølgende er i arbeid eller tar seg arbeid på tjenestestedet, så kan det påvirke retten til å være medlem av den norske trygden. Kontakt derfor alltid NAV i god tid før utreise for å få klarhet i hvilke rettigheter du har. Dersom egen inntekt medfører at trygdemedlemskapet i folketrygden opphører, kan det være en mulighet å søke om frivillig medlemskap i folketrygden.

Trygdemedlemskapet kan også påvirkes dersom tjenestelandet er omfattet av en trygdeavtale med Norge. Trygdeavtalen kan f.eks. gjøre unntak fra utgangspunktet om pliktig medlemskap i folketrygden, slik at man i stedet omfattes av tjenestelandets trygdesystem. Vi anbefaler at medfølgende undersøker med NAV før utreise for å få klarhet i sin trygdetilhørighet i forbindelse med oppholdet ute (se kontaktdata på NAV.no).

Kontakt også NAV for informasjon om rett til stønader og trygderettigheter, for eksempel dagpenger, under utenlandsoppholdet og ved retur til Norge. Se bl.a. informasjon om rett til dagpenger: Søk om penger – arbeidsledig | www.nav.no.    

NAV Internasjonalt telefon +47 21 07 37 00.

I en situasjon der en utsendt inngår ekteskap/samboerskap under utestasjonering med en person som ikke fulgte med fra Norge og som ikke var medlem av norsk folketrygd, må det sendes inn en søknad om å bli automatisk medlem som forsørget. Dette fordi ektefellen/medfølgende ikke hadde medlemskap fra før.

Bufdir tilbyr blant annet parterapi, familieterapi samt kurs og samtaler for par.

Tilbudet er gratis og trenger ingen henvisning. Informasjon om hvordan du kan ta kontakt for en uforpliktende samtale eller bestille time: Kontakt familievernkontoret | Bufdir

Godt samliv er et samlivskurs for alle par som ønsker å bli bedre partnere. Kurset har særlig fokus på overgangen fra par til førstegangsforeldre. Godt samliv | Bufdir

NKVTS – Nasjonalt kunnskapssenter om vold og traumatisk stress utvikler og sprer kunnskap og kompetanse om vold og traumatisk stress. Formålet er å bidra til å forebygge og redusere de helsemessige og sosiale konsekvensene som vold og traumatisk stress kan medføre.